คำว่า "สำนักงานในอนาคต" คือกระบวนการนำเทคโนโลยีมาช่วยให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาจมีอุปกรณ์ทุ่นแรกและปช่วยประหยัดเวลาชนิดต่าง ๆ เช่นระบบการสือสารโทรคมนาคม ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการใช้เครื่องสำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีต่าง ๆ
สำนักงานส่วนใหญ่ปัจจุบันก็มีเทคโนโลยีเหล่าครบครันแต่จะเป็นสำนังานในอนาคตหรือไม่ ดูว่าได้ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้เป็นหรือเปล่า ซึ่งต่างจากใช้ได้(ตามคู่มือ)ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไร การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น อัตราการใช้กระดาษในสำนักงานลดลง และช่วยในการประหยัดพลังาน
ลักษณะของสำนักงานในอนาคต
- ต้องมีความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบจะต้องไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกต่อการค้นหา
- การออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ
- บุคลากรสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้ โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ตติดต่อกับระบบในสำนักงาน
- ต้องสามารถลดต้นทุนที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานได้หลายประการ
- เกิดงานใหม่จากงานเดิมที่เคยปฏิบัติ หรือขจัดงานบางอย่างออกไปลดความซ้ำซ้อน
- พนังงานสามารถทำงานในระดับที่สูงขึ้นไป เช่นสามารถตัดสินใจบางอย่างแทนผู้บริหารได้ เนื่องจากมีข้อมูลมากพร้อมและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
- มีการใช้คอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพต่อกระบวนงานมากขึ้นเช่น ใช้เก็บไฟล์เป็นฐานข้อมูลเพื่อการสืบค้น มากกว่าพิมพ์เอกสารอย่างเดียว ใช้ e-mail ในการติดต่อสื่อสาร หรือใช้คอมพิวเตอร์เป็น video ในการประชุมทางใกล เป็นต้น
สำนักงานในอนาคตในระดับแรก
เริ่มนำเอาคอมพิวเตอร์ในสำนักงานมาใช้แล้ว ซึ่งอาจเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือ โน้ตบุ้ค งานพิมพ์เอกสาร งานด้านการประมวลผลคำ และระบบการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นเหตุผลใหญ่ในการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ ทดแทนพิมพ์ดีด หรือแท่นเรียงพิมพ์ ลักษณะการทำงานยังต้องพึ่งพาอาศัยกระดาษอยู่มาก เพราะต้องแจกจ่ายภายในสำนักงาน หรือเผยแพร่ไปยังภายนอก งานเก็บข้อมูล เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้ คอมพิวเตอร์มักทำงานแบบอิสระ ไม่มีการเชื่อมต่อ ระบบการสื่อสารข้อมูลเป็นแบบ sneaker net
สำนักงานในอนาคตระดับที่สองหรือระดับกลาง
เริ่มก้าวสู่ความเป็นสำนักงานอัตโนมัติที่ไร้กระดาษมากขึ้น มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก
มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที มีความสามารถในการส่งถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา มีระบบแผงข่าว หรือศูนย์รวมข่าว หรือประชาสัมพันธ์ โดยมีการจัดหัวข้อไว้เป็นเรื่องๆ ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปอ่านหัวข้อที่สนใจ แฟกซ์ สามารถสงถ่ายข้อมูลโดยประหยัดเวลาและมีความแม่นยำสูง มีElectronic Billboard ป้ายโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีตัวอักษรวิ่ง สามารถช่วยกระจายข่าวและลดจำนวนกระดาษลงได้
สำนักงานอัตโนมัติระดับที่สามหรือระดับสูงสุด
เป็นเทคโนโลยีสูงสุดของสำนักงานอัตโนมัติ มีการใช้กระดาษน้อยที่สุด มีการเชื่อมต่อเครือข่ายในสำนักงานเข้ากับสำนักงานอื่นๆ หรือเครือข่ายอื่นๆ ให้บริการโทรศัพท์ปกติและบริการเพิ่มเติมแก่บริษัทที่เป็นลูกข่าย เช่น การส่งแฟกซ์ภาพนิ่ง หรือข้อมูลต่างๆผ่านเครือข่าย จัดการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย ซึ่งแทบไม่มีกระดาษเกิดขึ้นเลย สอดคล้องกับอาคารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building) ซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมเรื่องต่างๆในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น